“Gereksiz toplantı zaman ve para kaybı”

Charlotte North Carolina Üniversitesi’nde örgütsel bilim, psikoloji ve işletme profesörü olan Steven Rogelberg tarafından gerçekleştirilen ankette, 20 kesimden 632 çalışandan haftalık takvimlerini incelemeleri ve toplantılarda gerçekte ne kadar zaman harcadıklarını ölçmeleri istendi. Çalışanlar, toplantılarda haftada ortalama 18 saat geçiriyor ve görüşme davetlerinin yüzde 31’ini reddetmeyi tercih ederken sadece yüzde 14’üne hayır diyor. Bir toplantının yalnızca bir kısmına davet edilmek etkinliği artırmaya yardımcı olurken, çalışanlar gereksiz bir toplantının yüzde 70’inde bir yandan diğer işlerle ilgilendiklerini söylüyor.

“Kötü toplantı işten kaçırır”

Birçok çalışan toplantı davetlerini toplantıyı düzenleyen kişiyi rahatsız etmemek, diğer çalışanların gözünde dışarıda kalmamak ya da gündem unsurlarını sonradan takip etmeyi istememeki sebeplerden dolayı kabul ediyor.

Rogelberg, daha evvelki bir araştırmasında, kötü yönetilen toplantıların çalışan bağlılığına zarar verebileceği ve hatta çalışanların işten ayrılma niyetlerini artırabileceği çıktılarını paylaşmıştı.

Pandemi toplantıları artırdı

Microsoft Corp.’un işyeri yazılımına dayanan bilgiler; toplantılarda geçirilen müddetin Şubat 2020’den bu yana üç kattan fazla arttığını duyurdu. Karantinalar başladıktan sonra iletişim kalıplarının nasıl değiştiğini inceleyen bir araştırma ekibi, bu çevrimiçi toplantıları “bilişsel olarak daha zorlayıcı, dikkati dağıtmaya daha yatkın ve birçok istikametten daha az etkili” olarak nitelendirdi.

Kritik ehemmiyeti olmayan toplantılara girmek, çalışan başına yıllık yaklaşık 25 bin dolarlık kayıp manasına geliyor. Bu, 5 binden fazla çalışanı olan herhangi bir kuruluş için yılda 101 milyon dolar demek.